Privacyverklaring

De Haagse Jazz Club hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?
Haagse Jazz Club
Den Haag, Nederland
E-mail: info@haagsejazzclub.nl
KvK-nummer: 40410500
Rechtsvorm: Vereniging
Hoofdbranche: 90200 – Activiteiten op het gebied van uitvoerende kunst
De Haagse Jazz Club is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie en contact met de Haagse Jazz Club kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
– naam en adresgegevens;
– geboortedatum;
– telefoonnummer en e-mailadres;
– IBAN en andere relevante betaalgegevens;
– gegevens met betrekking tot uw lidmaatschap en contributie;
– gegevens die u zelf verstrekt via contact-, inschrijf- of aanmeldformulieren;
– gegevens die nodig zijn voor toegangscontrole tijdens onze evenementen;
– datum en tijd van aanwezigheid wanneer een ledenpas of QR-code wordt gescand;
– e-mailadres en eventueel naam bij inschrijving voor onze nieuwsbrief;
– foto- en videomateriaal waarop personen herkenbaar in beeld kunnen zijn;
– technische gegevens bij het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browserinformatie en cookiegegevens.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden:

Lidmaatschap en ledenadministratie
Voor het registreren en beheren van lidmaatschappen, het innen en administreren van contributie en het onderhouden van contact met onze leden.

Toegangscontrole en evenementenorganisatie
Voor het controleren van de geldigheid van een ledenpas of andere toegang en voor het registreren van aanwezigheid tijdens evenementen.

Betalingen en financiële administratie
Voor het verwerken en administreren van contributies, entreegelden en andere betalingen en voor het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Contact en communicatie
Voor het beantwoorden van vragen, berichten en verzoeken en voor communicatie met leden, bezoekers en andere belangstellenden.

Nieuwsbrief en informatie over activiteiten
Voor het verzenden van nieuws, informatie over evenementen en andere berichten van de Haagse Jazz Club aan personen die zich hiervoor hebben aangemeld.

Website
Voor het correct en veilig laten functioneren van onze website en, waar toegestaan, voor het verkrijgen van inzicht in het gebruik van de website en het verbeteren daarvan.

Foto- en videomateriaal
Voor verslaglegging over, communicatie rondom en promotie van de Haagse Jazz Club en haar activiteiten.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige grondslag bestaat op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:
de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het lidmaatschap; het voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld met betrekking tot onze financiële administratie; een gerechtvaardigd belang van de Haagse Jazz Club, voor zover uw privacybelang niet zwaarder weegt; uw toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief en wanneer toestemming noodzakelijk is voor het gebruik of publiceren van herkenbaar beeldmateriaal.
Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment waarop u uw toestemming intrekt.

5. Ledenpas, QR-code en toegangsregistratie
Leden van de Haagse Jazz Club kunnen gebruikmaken van een ledenpas met QR-code.
Bij het scannen van de ledenpas verwerken wij gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap en de toegang tot het evenement te controleren.
Daarbij kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:
– naam van het lid;
– identificatie van de ledenpas of QR-code;
– datum en tijd van de scan;
– bezoek aan het betreffende evenement.

Deze gegevens gebruiken wij voor:
– toegangscontrole;
– leden- en bezoekersadministratie;
– organisatorische doeleinden;
– interne bezoekers- en aanwezigheidsstatistieken.
De gegevens uit het scansysteem worden niet gebruikt voor commerciële profilering en worden niet verkocht aan derden.
Aanwezigheidsgegevens uit het scansysteem worden uiterlijk 12 maanden na het betreffende evenement verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting.

6. Nieuwsbrief
Voor onze nieuwsbrief maken wij gebruik van MailPoet.
Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief verwerken wij uw e-mailadres en, indien door u verstrekt, uw naam om u nieuws en informatie over activiteiten en evenementen van de Haagse Jazz Club toe te sturen.
De verwerking vindt plaats op basis van uw toestemming.
U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief. Daarna ontvangt u geen nieuwsbrieven meer op het betreffende e-mailadres.
MailPoet wordt gebruikt voor het beheren van de verzendlijst en het verzenden van onze nieuwsbrieven. Voor zover daarbij persoonsgegevens namens de Haagse Jazz Club worden verwerkt, worden deze uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van deze nieuwsbriefdienst.

7. Foto’s en video’s tijdens evenementen
Tijdens evenementen van de Haagse Jazz Club kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.
Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor verslaglegging, communicatie en promotie van de vereniging, bijvoorbeeld via:
– onze website;
– onze nieuwsbrief;
– Facebook, Instagram en andere socialmediakanalen;
– andere communicatie over de Haagse Jazz Club en haar activiteiten.
Wij gaan zorgvuldig om met herkenbaar beeldmateriaal van bezoekers.
Wilt u liever niet herkenbaar in beeld komen? Laat dit dan bij binnenkomst of tijdens het evenement weten aan de fotograaf, een vrijwilliger of een bestuurslid. Wij houden hier zoveel mogelijk rekening mee.
Wanneer een persoon duidelijk het onderwerp is van een foto of video en toestemming voor publicatie noodzakelijk is, vragen wij deze toestemming vooraf.
Heeft u bezwaar tegen een reeds gepubliceerd beeld waarop u herkenbaar bent? Neem dan contact met ons op via info@haagsejazzclub.nl. Wij beoordelen uw verzoek en verwijderen of wijzigen het beeldmateriaal wanneer dit op grond van de AVG noodzakelijk is.

8. Betalingen
Voor het ontvangen en verwerken van betalingen kunnen wij gebruikmaken van externe betaaldienstverleners.
Hierbij kunnen persoonsgegevens en betaalgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren.
De Haagse Jazz Club verwerkt en bewaart zelf alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor haar financiële en administratieve verplichtingen.

9. Delen van persoonsgegevens
De Haagse Jazz Club verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
Persoonsgegevens kunnen uitsluitend met andere partijen worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor bijvoorbeeld:
hosting en technisch beheer van onze website; het verzenden en beheren van nieuwsbrieven; het verwerken van betalingen; financiële en administratieve dienstverlening; ondersteuning van systemen die wij voor onze verenigingsactiviteiten gebruiken; het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wanneer een andere partij namens de Haagse Jazz Club persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over een zorgvuldige en veilige verwerking van deze gegevens.

10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij op grond van de wet verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Waar mogelijk hanteren wij concrete bewaartermijnen.
Onder andere:
– gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn;
– nieuwsbriefgegevens worden gebruikt totdat u zich afmeldt;
– aanwezigheidsgegevens uit het scansysteem worden uiterlijk 12 maanden na het betreffende evenement verwijderd of geanonimiseerd;
– correspondentie en contactgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het beantwoorden en eventueel opvolgen van het betreffende contact;
– gegevens met betrekking tot het lidmaatschap worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de ledenadministratie en eventuele wettelijke administratieve verplichtingen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en andere ongewenste verwerking.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden voor de Haagse Jazz Club.

12. Uw privacyrechten
U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:
– uw persoonsgegevens in te zien;
– onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
– persoonsgegevens te laten verwijderen;
– de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
– bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
– uw gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
– eerder gegeven toestemming in te trekken.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten of heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens?
Neem dan contact met ons op via:
info@haagsejazzclub.nl
Wij kunnen u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.

Klacht indienen
Heeft u een klacht over de manier waarop de Haagse Jazz Club met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookiebeleid
13. Wat zijn cookies?
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone kunnen worden opgeslagen wanneer u een website bezoekt.
Cookies kunnen nodig zijn om de website goed te laten functioneren of kunnen, afhankelijk van uw toestemming, worden gebruikt voor aanvullende functies en analyse.

Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk voor de correcte en veilige werking van de website, bijvoorbeeld voor technische functies en het onthouden van bepaalde voorkeuren.
Voor cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website is geen toestemming vereist.

Functionele cookies
Functionele cookies kunnen worden gebruikt om aanvullende functies van de website mogelijk te maken en uw voorkeuren te onthouden.

Analytische cookies
Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te verkrijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld het aantal bezoekers en de manier waarop bezoekers de website gebruiken.
Wanneer voor het gebruik van dergelijke cookies toestemming is vereist, worden deze alleen geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Externe inhoud en social media
Op onze website kan inhoud van externe platforms worden weergegeven of kunnen links naar externe diensten worden aangeboden, bijvoorbeeld YouTube, Facebook of Instagram.
Deze externe partijen kunnen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken wanneer u dergelijke inhoud bekijkt of ermee communiceert.
Wanneer hiervoor voorafgaande toestemming vereist is, wordt de betreffende inhoud of techniek pas geactiveerd nadat u toestemming heeft gegeven.

Advertentiecookies
De Haagse Jazz Club gebruikt advertentiecookies alleen wanneer dergelijke cookies daadwerkelijk op de website worden toegepast en u hiervoor, waar vereist, vooraf toestemming heeft gegeven.

Cookievoorkeuren aanpassen
Wanneer u onze website bezoekt, kunt u via de cookiemelding uw voorkeuren aangeven.
U kunt uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies weigeren of later wijzigen.
Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Hierdoor kunnen bepaalde onderdelen van de website mogelijk minder goed functioneren.
Voor vragen over ons cookiebeleid kunt u contact opnemen via:
info@haagsejazzclub.nl

Disclaimer
De informatie op deze website is met zorg samengesteld. Ondanks onze aandacht kunnen wij niet garanderen dat alle informatie op ieder moment volledig, juist en actueel is.
De Haagse Jazz Club aanvaardt, voor zover wettelijk toegestaan, geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit:
– onjuistheden of onvolledigheden op deze website;
– tijdelijke onbeschikbaarheid of technische problemen van de website;
– het gebruik van informatie die op deze website beschikbaar wordt gesteld.
Programma’s, artiesten, data, tijden en andere gegevens met betrekking tot evenementen kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.

Externe links
Onze website kan links bevatten naar websites en diensten van derden.
Deze links worden uitsluitend aangeboden ter informatie en gebruiksgemak. De Haagse Jazz Club heeft geen controle over de inhoud, beschikbaarheid of het privacybeleid van externe websites en is hiervoor niet verantwoordelijk.

Auteursrecht
Teksten, afbeeldingen, foto’s, logo’s en andere inhoud op deze website zijn eigendom van de Haagse Jazz Club of worden gebruikt met toestemming van de betreffende rechthebbenden, tenzij anders aangegeven.
Het is niet toegestaan deze inhoud zonder toestemming te kopiëren, publiceren of op andere wijze te gebruiken, voor zover dit niet op grond van de wet is toegestaan.

Wijzigingen in deze verklaring
Deze privacyverklaring, het cookiebeleid en de disclaimer kunnen worden aangepast wanneer onze activiteiten, systemen, dienstverlening of de toepasselijke wet- en regelgeving veranderen.
De meest actuele versie wordt op deze website gepubliceerd.

Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026